SiteGround域名邮箱设置邮件转发, 自动回复和邮件筛选功能

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当某个siteground企业邮箱账户被弃用的时候,例如员工离职之后他管理的企业邮箱不再使用,个人建议继续保留,保存过去邮件的同时,也防止未来会有重要的邮件发送到该邮箱里面。不过你可以做好邮件的备份,删除该邮箱地址,然后通过SiteGround提供的邮件自动转发服务,将发送到已经被删除的邮箱地址的邮件转发到指定邮箱里面。

SiteGround域名邮箱自动转发功能

如下图,登陆到SiteGround站点管理工具后台,在Email – Forwarders页面,将已经被删除的邮件地址填写在“Forward all messages sent to”文本框中(例如info@iwaimaob2c.com)。然后在To email address文本框中填写要接收转发邮件的邮箱地址(例如conway@iwaimaob2c.com)。点击Create按钮即可。这样发送到info@iwaimaob2c.com邮箱的邮件,都会自动转发到conway@iwaimaob2c.com这个邮箱中。

SiteGround域名邮箱设置邮件转发功能

在底部Manage Rules一栏中,默认设置为发送到iwaimaob2c.com域名下面不存在的邮箱地址的邮件,自动丢弃。你可以点击Action选项,然后点击Forward,设置邮件转发收件人信息。如下图所示设置则表示,如果有人给一个不存在的域名邮箱发送邮件的话,该邮件自动转发到conway@iwaimaob2c.com中。

这样做对于有强迫症的人来说,可以很好的治疗“fear of missing out”相关病症,但是实际上,可能会让你接收转发邮件的邮箱被垃圾邮件给挤爆掉。例如会有人抓取域名之后,按照人们的习惯给info,customer等等类型的邮箱发送垃圾邮件,这些邮件都会被转发到你设置的接收转发邮件的邮箱地址。反而增加了工作的负担,得不偿失。

设置邮件自动回复

在Siteground email – Autoresponders页面,你可以设置指定邮箱的邮件自动回复功能。将你要设置自动回复功能的邮箱地址填写在Autoresponder email文本框中,Autoresponder sender填写你的名字或者品牌名称,Subject 填写自动回复邮件的标题,Body填写邮件内容,Start Date/Time 和 End Date/Time 填写自动回复功能生效的时间断,然后点击CREATE按钮创建规则即可。

SiteGround域名邮箱设置自动回复功能

这样当有人在你设定的自动回复生效时间段内给你的邮箱发送邮件的时候,SiteGround会自动将你预先设置好的邮件内容发送给发件人,实现邮件自动回复的功能。

邮件筛选归类功能

相比较于邮件转发和自动回复功能,个人觉得邮件筛选,自动归类功能是更使用的一项功能,用好了可以极大提高你的工作效率,节省邮箱管理的时间。这里的设置规则相对要复杂一些,通常我会按照邮件的重要程度进行分类。例如,下图的设置规则为,如果邮件标题中含有“NEW ORDER”两个单词,则SIteGround系统会自动将该邮件放置到Order文件夹中,而不是收件箱中。

SiteGround域名邮箱设置邮件筛选功能

在实际工作环境中,我基本每周都会抽出10-20分钟时间用于管理调整邮箱的自动筛选规则,工作需要会经常通过邮箱订阅一些比较优秀的网站的博客,以及竞争对手的邮件。使用邮件自动分类功能可以保证收件箱整洁的同时,随时通过分类邮件文件夹查看你想要查看的教程或者竞争对手的邮件营销策略,更有效率的完成重要的工作,而不是花大把的时间整理邮箱。

Happy SiteGround!

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